正式上班前 請學好職場先修課

2012-06-07
來源: RICH職場體驗網
職場裡有太多學校沒教的事，許多做人與做事的「眉角」，若是沒先學起來，或是做好心理準備，進到職場後恐怕會被長官釘得滿頭包。

畢業季即將來臨，順利找到工作的社會新鮮人，進入公司免不了得先接受一番職場洗禮。想在職場立足，可不是光憑專業知識技能就足夠，還有許多的「眉角」得注意；如果沒做好職前準備，恐怕剛一上班，馬上就成為老闆、長官眼中的麻煩人物。

踏入職場後，到底在做人、做事各層面，有哪些基本功要學？本刊特地訪問幾位年輕職場人士，從他們的親身經歷及所見所聞，談談企業在專業以外，所重視的基本「通識」能力。

職場先修基本功1
電子郵件可別連信都不會寫！

隨著科技進步，MSN等即時通訊軟體大行其道，但在企業行號中，依舊習慣使用E-mail做為聯繫的主要方法。但使用電子郵件，應視為正式文書，特別是與客戶、上司書信往來時，用字遣詞必須謹慎、完整，可別當做在跟朋友聊MSN。

媒體記者小伊說，先前在帶領新進同仁時，就發生過信件用詞失禮的事件。他請一位新同事寫E-mail給廠商，商量出借產品拍攝照片，由於廠商調度需要時間，通常得提早在2~3天前通知，這位新人拖延到當天才寄信也就罷了，竟還在信件最後寫上「逾時不候」。小伊說，如果自己是廠商，看到這種內容，實在找不出理由要配合。

擔任專案執行的Alex說，職場講求的是效率，時常收到來信，內容寫了一大串，不是缺了一個數據，就是少了一份夾檔，重複寄2、3次才能把事情交代完，這是在浪費對方時間、也是相當失禮的事。有人連文末的簽名檔都沒有，難道還要收信者自己花時間去查聯絡方法嗎？

有些公司不禁止員工使用MSN之類的即時通訊，它也可算是一種「信件」，但要注意使用時機。Alex有些同事很愛用MSN敲他問問題，工作情緒一直被打斷，令他感到不勝其擾。

雖然學校不會專門開一堂「電子信件禮儀」課程，但其實信件禮儀並不困難，不妨從同事、長官或客戶來信中，找到值得取法的「範本」，只要寫信時細心有條理，其實馬上就能進入狀況。

職場先修基本功2
開會公司會議ne學生課堂報告

公司開會講求效率與品質，不但事前需要做好充足準備，會議當下也是自我表現的時機。可別像大學討論報告時，帶著零食飲料，嘻嘻哈哈邊聊邊討論，如果把這種心態帶到職場，老闆指名要你提出意見時，恐怕就只能呆在當場。

Selina第一次參加會議時，由於剛進入公司，抱著新人「安靜聽」就好的心態，連會議資料都沒仔細看過。沒想到會議進行到一半，組長點名詢問她的意見，錯愕之餘，她結結巴巴勉強回答，連客戶公司的名稱都唸錯，組長臉色當場就很難看。

從那次之後，她參加會議一直戰戰兢兢，至少每個討論項目，都要有自己的想法意見，以免糗事再次上演。

此外，也得學習如何製作會議紀錄。Alex說，他們公司開會是由員工輪流紀錄，某次剛好輪到一位新進後輩，會議結束後看到電子紀錄，才發覺連參與人員、時間地點都沒寫，他立刻質問「怎麼連這麼基本的內容都沒寫？」後輩竟然回應：「我就是沒寫過啊！」Alex表示，幸虧會議記錄還沒轉寄給客戶，否則連會議紀錄都不會寫，對方會怎麼看待公司的專業度？

職場先修基本功3
發問拜託！別老問笨問題

「發問」是新人的特權，進入公司初期，公司都很鼓勵新人提問，以便迅速熟悉環境與作業流程，但真的是可以「隨你問」嗎？

其實，就算再寬宏大量的主管，內心深處還是希望新人問「聰明」的問題，如果都是一些太粗淺的問題，代表你不肯動腦筋，或是缺乏基本的解決問題能力；若是相同的事一再重複詢問，更別怪主管擺臉色給你看了。

從事餐飲業的小葉指出，他在帶新人時，已經有重複解說工作流程的心理準備，但看到新人站在那裡，等著主管一個口令一個動作，仍使他忍不住失去耐性。小葉告訴新人，「你去冰箱拿XXX給我。」新人竟然問他：「在冰箱的哪一邊？」令他哭笑不得。

從事會計的Kevin說，會計師事務所在行政流程上，有許多細部規定，例如：印章要蓋在文件的哪個位置、不同文件需要附上幾份影本等，對於忙碌的會計師而言，這類較沒有專業難度的公務，如果還要再問第二次，長官難免就會露出「這麼簡單還要再問？」的表情了。

小葉認為，發問固然是好事，但建議新人在求教時，最好「帶著解決方法」，或是「有思考過再來詢問」，這樣前輩與主管才樂於指導；若自認為是新人，儘量問無所謂，就等著人家來幫你解決問題，大家對你的印象鐵定扣分。

職場先修基本功4
責任感使命必達不可半途落跑

領人家的薪水，就得如實完成交辦的職務，要有「使命必達」的責任心。即使前一天剛被長官破口大罵，但明天一大清早有個活動要執行，就算已經忙到半夜，隔天還是得照樣準時出席，沒有開天窗的理由。

「我發現在校生跟職場人士最大的分別就在於『責任心』。」Alex表示，由於他的工作是籌辦活動，因此經常需要聘請大專工讀生，從多次合作中，他發現許多學生不太負責任。例如有一次他外包給學生製作動畫，接案學生竟然臨時說要上課、有作業無法準時交出，就逕自取消接案。

在公關公司任職的小瞳，曾經看過一位新人，和同事共同負責一個專案，在準備簡報資料的過程中，這位新人並沒有向主管反映任何問題，但居然在與客戶約定簡報當天，這位新人忽然消失，再也聯絡不上，給公司造成很大困擾。還有一位新人，上班沒幾天，被主管罵了一次之後，隔天也是人間蒸發。

Alex認為，如果成為正式員工，遇到困難就應該想辦法、或是請教他人，而非丟下不管。在進入職場後，每個人的工作表現都會形成口碑，如果玩票不負責的心態不改，只怕就此打壞名聲。

職場先修基本功5
守時職場最基本信用

對於大學生而言，上課遲到有如家常便飯，有時前一天玩得太晚，就索性睡個過癮不去上課。可是一旦進入職場，除了上班得準時打卡以外，如果連跟客戶、協力廠商約定時間，都沒辦法守時的話，將很難在職場贏得他人信任。

小伊剛開始當記者跑新聞時，就差點因為不守時而耽誤工作。他與受訪者約定了採訪時間，卻沒算好交通時程，結果抵達時足足遲到了40分鐘。受訪者原本就只撥出1小時受訪，只好另約時間，差一點拖累出刊作業。

小伊學到的教訓是，「當學生時翹1堂課，還能跟同學借筆記；工作時遲到1分鐘，可能就沒有下一次機會了！」

Alex有一次早上辦活動，前一天特別請某位工作人員幫忙買早餐，以便活動主持人上台前可以先吃，想不到活動開始了，這位工作人員卻還不見人影，直到主持人上台之後，這位仁兄才珊珊來遲，還理直氣壯強辯：「我去幫忙買早餐，為什麼不能晚點來？」

Alex說，從這件事就可看出，許多人缺乏守時觀念，總認為晚個5、10分鐘沒關係，根本不管這是否會打亂別人的流程安排。

職場先修基本功6
人際關係好人緣就有好前途

除了學習做事方法外，人際關係的處理，也是職場必修學分，有時懂得「做人」比懂得「做事」更來得重要。

工作1年多、現任企劃助理的小晴指出，在學校時同學都是平輩，講話直來直往，不加修飾也無所謂；一旦進入職場後，才發現「說話」其實大有學問。

有一次小晴打公司分機給主管，詢問是否能幫忙審閱企劃書？這位主管表示同意，但也順便給小晴上了一堂「機會教育」：如果向他人請託，最好能夠當面詢問對方，否則若是透過電話，會讓人覺得有「指使」的意味。
在辦公室要搞清楚誰是你的老闆，否則一不小心就會踩到地雷。小晴常跟A主管討論企劃書，直屬主管B沒有參與討論過程，看到企劃書時相當不悅，指責小晴應該先跟他討論才對，如有需要再請主管A協助。

在職場上，對內要與主管和同事溝通，對外要跟客戶溝通。小晴剛進公司時，最煩惱的就是不曉得如何跟客戶應對進退，也不知道如何在守住公司利益前提下，與客戶協商條件？這也是許多新人共同的困擾。

至於與同事的相處，必須知道什麼能談、什麼不該問？小晴進公司第一天，人資部門就提醒，不要跟同事談論薪資話題，萬一流傳到老闆耳裡，老闆會不高興。如果跟某個同事交好，也千萬不要彼此在背後議論其他同事。

對於辦公室人際相處，小晴的體會是：剛進公司的菜鳥宜保持低調，要懂得察言觀色，開口之前，先想好要說什麼、怎麼說比較妥當，以免失言造成波瀾。

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