Email Template｜催促回覆電郵如何不失禮？4個處境電郵實用示範

回覆 Email 已經是職場走跳的必備技能，當遇到一些棘手狀況時，究竟該怎麼回覆，才不會失禮，又能達到自己的目的？《Inc》網站就列出了幾種職場上常見的情境，示範該怎麼回信才聰明。

不失禮又不伏的email寫法（點擊了解）：

情境1：老闆突然要求會面

如果看到這樣的信件，勢必會讓人感到相當的緊張。這時候你可能還搞不清楚狀況，立刻回覆的話可能難以顧全大局，聰明的做法應該是：花點時間想想老闆可能想要做甚麼？或者討論甚麼事情？讓你有點心理準備。

可以這樣回覆（視情況調整內容）：

我剛剛正在與客戶開會，等下 XX 點有空，為了讓我們的會面更有效率，方便請教我們要討論的事情是甚麼嗎？

情境2：與多年沒聯絡的客戶／窗口接觸，並有求於對方

這種狀況下，最重要的是跟對方重新建立起合作關係，因此不要在 Email 開頭就直接說，「Hi 好久不見了，你一切都好嗎？我是想說，不知道你能不能幫我……」。這麼做的話，你的信件很容易被忽視，甚至直接刪掉，因為在對方眼中，你已經是很久沒聯絡、沒甚麼關係的同事，當然也無權開口就要求對方幫忙做某件事。

重新建立已經中斷的關係很重要，可先針對對方的公司、職位、工作內容做些功課（也許已經跟多年前不一樣），從這些方面詢問，信件來往幾次之後，再找適當的時機提出要求。

可以這樣回覆（視情況調整內容）：

主旨：恭喜你升遷！

內容：XXX，你可能還記得我，我是之前與你一起在 XXX 專案合作的 OOO，我在雜誌上看到有關你在 XX 論壇上演說的文章，我能否針對那場演說，請教你幾個問題？

情境3：休長假

相信大家在休長假的時候都不希望被工作的信件打擾，可是又會覺得不處理不行，這時候千萬別在看到信件時，立刻回「我正在休假，沒有太多時間用 Email，我會在回到崗位後立即回覆你」。這樣等於在挖坑給自己跳，當休假回來後就多了一堆需要「立即回覆」的信件。

這時候最理想的就是使用自動回覆，可以這樣寫：

我現在不在辦公室，感謝您的來信，（你休假的日期）這段期間內收到的信件都將會自動被伺服器移除，麻煩請在 X 月 X 日後再寄一次，謝謝您。

情境4：對方遲遲沒有回覆

如果真的等了很久，還沒有得到回音的話，千萬別劈頭就問「為甚麼你不回我 Email？」，這麼做相當沒禮貌，也會讓對方用敵對的態度面對你，當然也更不可能回信給你。

可以這樣回覆（視情況調整內容）：

主旨：你一切都好嗎？

信件內容：XXX，我有段時間沒聽到你的消息了，不知道你是不是遇到甚麼困難，能否寄封回信給我，讓我知道是否有甚麼特別的狀況？謝謝。