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放假之前記得先寫好Out of office message！

  • 2019-12-18

很多專業人士特別是在外商工作的人，離開辦公室一段時間，像請假或休假之類的，都習慣用out of office message。這樣的message原來是專業體貼的一種表現，但如果犯了些小錯誤，反而會留下壞印象。

 

網路上流傳一個帖子，有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件，內容是：”I’m taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to….. Thank you.”

 

（我正在休假，要去南非，如果有急事可聯絡我秘書，如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝）

 

這個訊息的問題是:

  • 說了太私人的訊息，例如compensation leave (補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
  • if it is urgent/non-urgent語意含糊，這it指的到底為何，讓人摸不著頭緒?

 

寫專業的out-of-office message其實不難，只要記這三個步驟：

 

第１步：禮貌招呼

Thank you for your email.

謝謝來信。

 

Thank you for your message.

謝謝你的訊息。

 

You have reached the mailbox of Jason Wang.

你已寄件給Jason Wang。

 

第２步：告知不在，何時回來，有急事怎麼辦

I am currently out of the office with limited access to email.

我目前不在，不方便使用郵件。

 

I will be back on Nov. 25, 2015.  Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO].

我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐，她的郵件是[OOO]。

 

Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.

因國定假日我們公司今天不上班，我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。

 

第３步：結尾：簡單的sign off

Regards, (your name)

 

Kind regards, (your name)

 

Thank you for your message. Best regards, (your name)

 

Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多，regards是致上問候，有了kind和best或親切的問候、最好的問候。

 

 

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